Elektronik faturaların ibraz edilmesi, raporlanması ve saklanması için kullanılan e-arşiv programları ile e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere elektronik fatura göndermek mümkün hale geliyor. E-arşiv programları sayesinde, faturanın gönderileceği müşterinin e-fatura kullanmasına gerek kalmadan, elektronik faturası oluşturularak müşteriye iletilebiliyor. Fatura sistemine dahil olmayan kişi ya da kurumlara gönderilen faturaların saklanabilmesini sağlayan e-arşiv programı özellikle e-ticaret siteleri tarafından kullanılıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı, belli bir oranın üstünde cirosu bulunan e-ticaret sistemlerinin e-arşiv programı kullanmasını zorunlu hale getiriyor. Arşiv programları, firmaların işlem hacmine göre farklı özelliklere sahip olabileceği gibi, temel işlemleri yapmayı sağlayan ucuz e-arşiv programı da kullanılabiliyor.
E-Arşiv Programlarının Özellikleri
E-arşiv programlarına, elektronik fatura sistemi kullanan tüm işletmeler dahil olabiliyor. Fatura gönderme ve alma aşamasındaki maliyetleri azaltan ve operasyon sürecinin uzamasını engelleyen elektronik faturayı günümüzde birçok işletme tarafından kullanılıyor. Ancak e-faturaya geçmemiş olan kişi ya da kurumlara elektronik fatura göndermek için e-arşiv kullanmak gerekiyor. Bu nedenle özellikle birçok müşterisi e-fatura kullanmayan işletmeler, fatura masraflarını azaltmak için e-arşiv sistemine geçebiliyor. Kolay kullanıma sahip olan ve maliyet bakımından ucuz olan e-arşiv programları, raporlama gibi işlemlerin hızlı bir şekilde yapılmasını sağladığı için de tercih ediliyor. Ucuz e-arşiv programları sayesinde, düşük maliyetlerle faturalandırma ve arşivleme işlemleri kolaylaştığı gibi, faturalar için uzun süre harcanmasına da gerek kalmıyor.
